ПОЛИТИКА ЗА ПОВЕРИТЕЛНОСТ И ЗАЩИТА НА ЛИЧНИ ДАННИ НА ФИЗИЧЕСКИ ЛИЦА
Едноличното дружество с ограничена отговорност СМАРТ СЕРТИФИКЕЙШЪН е администратор на лични данни по смисъла на Общия регламент за защита на личните данни (ОРЗЛД, Регламент (ЕС) 2016/679).
Настоящата Политика има цел да предостави информация относно обработването на събраните и/или получени лични данни на физически лица в съответствие с приложимото законодателство. Дружеството обработва лични данни на физически лица, които са предоставени от физическите лица (субектите) или от организациите, които те представляват, и са пряко свързани с дейността на дружеството и по-конкретно на създадения към него Орган за сертификация на системи за управление (ОССУ), както и за управление на процесите по подбор, оценяване и преоценяване на персонала на ОССУ. Такива субекти са, без да се ограничават до: представители на сертифицирани организации/ организации – кандидати за сертификация, ключов персонал на организациите, персонала на ОССУ (постоянен и нает), потребители на интернет страницата на дружеството (https://smart-certification.com/), лица, подали жалби, възражения или сигнали, и посетители на офиса.
Данните за връзка със СМАРТ СЕРТИФИКЕЙШЪН ЕООД са:
Адрес по регистрация на дружеството: гр. София, кв. „Лозенец“, ул. „Синчец“ №10, офис 1
Адрес на управление на дружеството: гр. София, бул. Александър Малинов № 91
Телефон: +359 2 408 55 65
Електронна поща: office@smart-certification.com
- Какви лични данни се обработват?
Дружеството обработва лични данни на физически лица, свързани:
С физическата идентичност – имена, ЕГН, паспортни данни, адрес, телефон, имейл и др.;
С икономическата идентичност – счетоводна информация, информация за участие в управлението и собствеността на юридически лица; и др.;
Със социалната идентичност – образование, професионален (трудов) опит/дейност;
Със семейната идентичност – родствени и други връзки, само доколкото са необходими за оценка на конфликт на интереси и безпристрастност (декларации по П 5.2);
Други лични данни, които са необходими за да бъдат предоставени услугите по сертификация на системи за управление.
Обработваните лични данни са структурирани в следните регистри: „Персонал на ОССУ“, „Ключов персонал на сертифицирани организации“, „Счетоводни регистри и база данни“, „Жалби и възражения“ и „Видеонаблюдение“.
СМАРТ СЕРТИФИКЕЙШЪН ЕООД обработва следните лични данни, които Вие (субектът на данните) ни предоставяте, във връзка с:
Запитване за оферта през интернет страницата – име, фамилия, имейл, телефон (на ръководството на организацията и на лице за контакт);
Изпълнение на договор – име, фамилия, имейл, телефон (на ръководството и отговорните служители на организацията);
Идентифициране на физически лица (настоящи и бъдещи служители на ОССУ) – имена, дата на раждане, адрес (за кореспонденция, местоживеене), телефон, електронен адрес, образование, професионална квалификация, данни относно предходен професионален (трудов) опит;
Провеждане на одити – имена, длъжност и отговорности на интервюираните служители на клиента, записани в одиторските записки и доклада; при дистанционни одити – изображение и глас по време на видеовръзката. Аудио- и видеозаписи и снимки на екрана се правят само с предварително съгласие;
Разглеждане на жалби, възражения и сигнали – имена, данни за контакт и съдържание на жалбата/сигнала;
Видеонаблюдение – видеоизображение на посетителите на офиса на дружеството.
- Защо са ни необходими и на какво основание използваме Вашите лични данни?
Обработването на Вашите лични данни се извършва за конкретни и легитимни цели, както следва:
Законово задължение на Администратора на лични данни, произтичащи от разпоредбите на действащото законодателство в областта на финансово-счетоводната дейност, пенсионна, здравна и социално-осигурителна дейност, дейностите по управление на човешките ресурси, дейности, свързани с данъчното облагане и други на основание чл. 6, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) 2016/679;
Идентифициране на лица, представляващи юридически лица, и на ключов персонал на сертифицирани организации/ кандидати за сертификация за целите на договарянето (преди сключване на договор за сертификация) и неговото изпълнение – на основание чл. 6, параграф 1, буква б) от Регламент (ЕС) 2016/679;
Идентификация на лица, подали жалба, свързана с процеса по сертификация на системи за управление или такива, които са възразили срещу решение на ОССУ и действия, свързани с разрешаването им – на основание чл. 6, параграф 1, буква в) от Регламент (ЕС) 2016/679 (задължения по Закона за националната акредитация на органи за оценяване на съответствието и изискванията за акредитация) и буква е) (легитимен интерес);
Извършване на действия, свързани с преценка на удовлетвореността от предоставените от ОССУ услуги на основание чл. 6, параграф 1, буква е) от Регламент (ЕС) 2016/679 (легитимен интерес за подобряване на услугите);
Подбор, оценяване и наблюдение на персонала на ОССУ (вкл. външни одитори и експерти) – на основание чл. 6, параграф 1, букви б) и в) от Регламент (ЕС) 2016/679;
Публикуване на данни за валидните сертификати в регистъра на ОССУ и в базата данни IAF CertSearch съгласно задължителния документ IAF MD 28 – на основание чл. 6, параграф 1, букви б) и в) от Регламент (ЕС) 2016/679. Публикуват се данни за организацията (наименование, адреси, обхват, номер и статус на сертификата), а не лични данни на служителите ѝ;
Видеонаблюдение – за охрана на имуществото и сигурността на лицата, на основание чл. 6, параграф 1, буква е) от Регламент (ЕС) 2016/679.
Когато обработваме личните Ви данни на основание дадено от Вас съгласие, имате право да оттеглите Вашето съгласие по всяко време, което няма да засегне законосъобразността на обработването, основано на Вашето съгласие преди неговото оттегляне.
Дружеството не взема решения, основани единствено на автоматизирано обработване на лични данни, включително профилиране.
- Какво правим със събраните лични данни?
Вашите лични данни се обработват от дружеството на територията на България. Хостингът и съхранението на Вашите данни се извършват в границите на Европейския съюз или в трети държави с решение за адекватно ниво на защита.
Дружеството обработва личните Ви данни с автоматични (изцяло или частично) и с неавтоматични (на хартиен носител) средства.
Всички електронни и хартиени носители, съдържащи лични данни, са надлежно защитени чрез адекватни организационни и технически мерки в съответствие с разпоредбите на Регламент (ЕС) 2016/679 и добрите практики в областта на сигурността на информацията.
Вашите лични данни могат да бъдат предоставени на трети страни – компетентни органи чрез техни представители, които са надлежно идентифицирани (например екипи на Националния орган за акредитация – ИА „Българска служба за акредитация“, МВР, Следствие, Прокуратура и т.н.).
Лични данни могат да бъдат обработвани и от лица, които действат от името на дружеството (външни одитори и технически експерти, счетоводни и ИТ доставчици, доставчици на платформи за видеоконферентна връзка), въз основа на писмен договор със задължения за поверителност и защита на данните съгласно чл. 28 от Регламент (ЕС) 2016/679.
- Колко дълго съхраняваме Вашите лични данни?
Съхраняваме данните Ви за срока на изпълнение на конкретната цел, за която данните са събрани/предоставени при спазване на разпоредбите на действащото законодателство (когато е приложимо) или до постъпването на Вашето волеизявление относно оттегляне на предоставено съгласие за обработване на лични данни, както следва:
Данните, събрани във връзка със запитване/офериране, се изтриват в срок до 6 (шест) месеца от изпращането на офертата, ако тя не бъде приета;
Досиетата на сертифицираните организации (заявки, договори, доклади от одити, решения) се съхраняват за срока на сертификационния цикъл и един пълен сертификационен цикъл след него, съгласно ISO/IEC 17021-1 и П 10.2;
Счетоводните документи и съпътстващата информация по изпълнение на договори за сертификация се съхраняват за срок от 10 години, считано от 1 януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят, съгласно чл. 12 на Закона за счетоводството;
Данни (автобиографии) на кандидати за служители се съхраняват до приключване на процедурата за подбор;
Информацията, съдържаща лични данни обработена за получаване на обратна връзка, свързана с възприятията относно процеса по сертификация на системи за управление се съхранява за срок до 4 (четири) години след като бъде изпълнена целта;
Информацията, съдържаща лични данни обработена във връзка с процеса по разрешаване на постъпили в ОССУ жалби и възражения, се съхранява за срок до 4 (четири) години след срока за обжалване на решението;
Записите от видеонаблюдението се съхраняват за срок до 30 дни, освен ако не са необходими за установяване на нарушение;
Досиетата на персонала на ОССУ се съхраняват за срока на ангажимента и сроковете, определени в трудовото, осигурителното и счетоводното законодателство и в П 10.2.
След изтичане на определените срокове, Вашите данни ще бъдат унищожени.
- Какви са Вашите права?
5.1. Право на достъп и право да получите копие от личните Ви данни
Имате право да получите потвърждение дали обработваме Ваши лични данни. Ако това е така, можете да получите достъп до Вашите лични данни и до определена информация за това как те се обработват.
5.2. Право на коригиране на Вашите лични данни
Имате право да поискате коригиране на Вашите лични данни, които са неточни или непълни.
5.3. Право на изтриване („право да бъдеш забравен“)
Имате право да поискате изтриване на Вашите лични данни, когато вече не са необходими за целите, за които са събрани или обработвани по друг начин, както и в други случаи, предвидени в Регламент (ЕС) 2016/679 (например в случай, че желаете да оттеглите съгласието си или имате съмнение, че Вашите данни са били обработвани незаконосъобразно).
5.4. Право на ограничаване на обработването
Ако оспорите точността на личните Ви данни за период, който ни позволява да я проверим, както и в други случаи, предвидени в Регламент (ЕС) 2016/679, може да поискате ограничаване на обработването на Ваши лични данни.
5.5. Право на преносимост
Имате право да получите личните данни, които сте ни предоставили, в структуриран, широко използван и пригоден за машинно четене формат, както и правото да прехвърлите тези лични данни на друг администратор на лични данни, когато обработването на такива лични данни е основано на съгласие или на договор с нас и се извършва по автоматизиран начин.
Когато сте упражнили правото си на преносимост, имате право да поискате от Дружеството директно да прехвърли личните Ви данни на друг администратор, когато това е технически осъществимо.
5.6. Право на възражение
Имате право да възразите срещу обработването на Ваши лични данни, което се основава на легитимните интереси на Дружеството.
Ако желаете да упражните някое от Вашите права или имате въпроси относно обработването на Ваши лични данни, моля, свържете се с нас на публикуваните на нашата интернет страница контакти (https://smart-certification.com/) или на office@smart-certification.com. Ще разгледаме Вашето запитване/оплакване и в срок до един месец от получаването му ще получите отговор. При необходимост този срок може да бъде удължен с до два месеца, като се взема предвид сложността и броя на исканията, за което ще бъдете своевременно информиран, включително за конкретните причини за забавянето.
Субектите на данни упражняват правата си, като подават писмена заявка до Управителя на СМАРТ СЕРТИФИКЕЙШЪН ЕООД, която съдържа информация за: имената, адреса и други данни за еднозначно идентифициране на субекта на данни; описание на искането; предпочитана форма на предоставяне на информацията; подпис и дата на подаване на заявката и адрес за кореспонденция.
Информацията може да бъде предоставена: устно – при диалог със субекта на данните; писмено; достъп чрез преглед на данните от субекта на данните; предоставяне на исканата информация на технически и/или електронен носител.
5.7. Право на представителство
Имате право да упълномощите трето лице, което да упражни правата Ви от Ваше име, въз основа на изрично писмено пълномощно.
5.8. Право на жалба до компетентния надзорен орган
В случай на съмнение или установяване на незаконосъобразно обработване на Ваши лични данни от страна на СМАРТ СЕРТИФИКЕЙШЪН ЕООД имате право да информирате за това компетентния надзорен орган в страната – Комисията за защита на личните данни (КЗЛД) и да подадете жалба. Информацията относно реда за подаване на сигнали и жалби е подробно описана на интернет страницата на КЗЛД (https://www.cpdp.bg/).
В сила от: 15.10.2026 г.
Управител и Ръководител на ОССУ
„СМАРТ СЕРТИФИКЕЙШЪН“ ЕООД: Нели Димова