Сертифициране на система за управление. Въпроси и отговори
Развивайте бизнес и всичко върви нормално. Но се сблъсквате със стандарти, някой споменава ISO, ваш партньор иска сертификат и у вас възникват множество въпроси. Процесът по сертифициране на система за управление за съответствие с ISO стандарт не е сложен, но разбира се, изисква известни усилия. Въпреки това предимствата са много, а и възможностите в бъдеще за вашия бизнес се разширяват.
В тази статия се опитваме да отговорим на някои въпроси, които клиентите задават най-често, когато се свържат с нас. Надяваме се да сме полезни и на вас.
Въпрос: Какво е ISO сертификатът и защо е необходим?
Отговор: ISO сертификатът е документ, който се издава от акредитиран сертифициращ орган, след като вашата организация успешно завърши процеса на сертифициране по ISO. Сертификатът е доказателство, че организацията отговаря на изискванията на стандарта ISO. Сертификатът ISO е важен, защото демонстрира на клиенти, партньори, държавни органи и други заинтересовани страни, че вашата организация има подход, разбира и осъществява най-добрите практики в своята икономическа дейност.
В: Кои са най-често използваните ISO сертификати?
О: Най-често фирмите са сертифицирани по ISO 9001 (Система за управление на качеството, СУК), ISO 14001 (Система за управление на околната среда, СУОС), ISO 45001 (Система за управление на здравето и безопасността при работа, СУЗБР ) и ISO 27001 (Система за управление на сигурността на информацията, СУСИ). Всеки от тези стандарти, освен общия, има и свой собствен набор от изисквания, които трябва да бъдат изпълнени, за да бъдете сертифицирани.
В: Какво е интегрирана система за управление?
О: Интегрирана система за управление (ИСУ) е система, която комбинира няколко системи в една, например СУК, СУОС и СУЗБР. ИСУ позволява на организацията да управлява всички страни на своята дейност и влиянието им върху ангажираните с това хора, ресурсите, околната среда и т.н., по-цялостно и ефективно.
В: Какви са предредимствата на сертифициране на ИСУ?
О: Ползите включват по-добра ефективност, спестяване на разходите, по-голямо управление на риска, подобрена удовлетвореност на клиентите и повишено съответствие с приложимите разпоредби. Тя позволява да се намалят разходите и да се подобри производителността чрез рационализиране на процесите и премахване на дублирането на усилията. Внедряването на ИСУ демонстрира на клиенти, заинтересовани доставчици и други страни, че организацията е предназначена да предоставя качествени продукти и услуги, за да намали въздействието върху околната среда и да осигури вашата безопасна и здравословна работна среда. ИСУ ще ви помогне да идентифицирате и управлявате потенциалните рискове и възможности по-ефективно. Сертификатът по ISO е вашето лице пред потенциални клиенти и партньори и ще ви даде конкурентно предимство пред конкурентите в бизнеса.
В: Колко време ще отнеме на моята организация да внедри система за управление?
О: Времето, необходимо за внедряване на система за управление на качеството (СУК), система за управление на околната среда (СУОС) или система за управление на здравето или безопасността при работа (СУЗБР), зависи от обхвата на дейността и структурата на организацията. Като цяло може да отнеме от няколко месеца до година. Процесът на внедряване включва разработване и структуриране на необходимата документация, проверка на ефективността, въвеждане на корекции при необходимост, обучение на служителите и внедряване на системата в ежедневната работа. Внедряване на ИСУ ще отнеме по-малко време и усилия в сравнение с въвеждането на отделни системи.
В: Трябва ли да определя специално лице, което да отговаря за разработването и поддръжката на СУК, СУОС или СУЗБР?
О: Да, препоръчително е да определите лице – отговорник по качеството, който да отговаря за разработването и поддръжката на вашата система за управление на качеството, система за управление на околната среда или система за управление на здравето и безопасността при работа. Този служител трябва да има необходимите знания и опит за разработване и поддържане на системата, както и способността да обучава и мотивира останалите служители. Този човек също трябва да може да идентифицира и управлява потенциални рискове и възможности.
В: Какво да направя, ако нямам възможност да определя отговорник по качеството?
О: Ако не можете да отделите служител, който да отговаря само за разработването и поддръжката на вашата система за управление, може да възложи това на консултант трета страна. Този консултант трябва да притежава необходимите знания и опит за разработване и поддържане на системата, да обучава и насърчава вашия персонал.
В: Мениджърът по качеството, отговорен за интегрирана система за управление на качеството, има ли нужда от обучение?
О: Да, мениджърът по качеството трябва да премине обучение, за да разбере изискванията на системата и как да я управлява ефективно. Обучението трябва да включва най-малко принципите на управление на качеството, изискванията на стандарта ISO 9001 и процесите и процедурите на ИСУ. Мениджърът по качеството трябва да получи обучение и как да използва ИСУ за управление на рискове и възможности.
В: Какви документи са необходими за сертифициране на система за управление на качеството по ISO 9001?
О: Документите, необходими за сертифициране по ISO 9001, включват наръчник за качество, политика за качество, цели за качество, процедури, работни инструкции и записи. Може да се наложи организацията да разработи допълнителни документи, например план за управление на риска, за да изпълни изисквания на стандарта.
В: Какво е вътрешен одит?
О: Вътрешният одит е задължително изискване на ISO стандартите, като ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 и ISO 27001. Те се провеждат вътрешно от организацията, която ги инициира и планира. Представляват самооценка на процесите, изпълнявани в организацията. Стандартът изисква организацията да създаде график за вътрешен одит, който да обхваща всички аспекти на системата. Правят се поне веднъж годишно или с честота, определена от организацията, а резултатите се документират.
След като вашата система е разработена и преди да преминете към сертифициране, трябва да проведете вътрешен одит. Той ще провери внедряването на системата в организацията, ще идентифицира проблемите, които да бъдат решени преди сертифицирането, ще установи дали има заспекти в бизнеса, които трябва да бъдат отразени в системата за управление, ще провери дали вие и вашият персонал сте готови за сертификационния одит. Вътрешни одити на планирани интервали се провеждат и след като вашият бизнес бъде сертифициран.
В: Колко време ще отнеме на организацията ми да бъде сертифицирана?
О: Времето, необходимо на една организация да бъде сертифицирана, зависи от размера и сложността на организацията, както и от вида на сертификацията – по кои конкретно и колко стандарти ще бъде предоставяна. Обикновено финализирането на процеса по сертифициране отнема от един до няколко месеца. Той включва одит и оценка на системите за управление на организацията от акредитиран сертифициращ орган – преглед на документацията, преглед на процесите и одит на място.
В: Предоставя ли организацията ISO сертифициране?
О: Не, ISO е международна организация, която разработва и публикува, но не предоставя сертификати за съответствие. С това се занимават органите за сертификация, акредитирани да предоставят сертификати за съответствие с конкретен стандарт.
В: Как да получа ISO сертификат?
О: За да получите сертификат ISO, трябва първо да разработи и внедри система за управление на качеството, която отговаря на изискванията на стандарта ISO, напр. ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 или ISO/IEC 27001. След това система одитирана от орган за сертификация, който да удостовери съответствие на изискванията на стандарт. След като одитът приключи, органът ще издаде на вашата организация ISO сертификат.
В: Как да избера сертифициращ орган?
О: Когато избирате сертифициращ орган, е важно да вземете предвид неговия опит, репутация и наличие на акредитацията. Препоръчително е сертифициращият орган да е акредитиран от национален или друг орган да извършва одити и да предоставя сертификати за конкретния стандарт. Неакредитирани сертификати също са валидни, но нямат същата тежест и авторитет. Сертификатите, които притежавате, трябва да бъдат признати от клиентите, партньорите и другите заинтересовани страни. Важно е също сертифициращият орган да е готов да оказва подкрепа и дава насоки през целия процес на сертифициране.
В: Как протича процесът на сертифициране по ISO?
О: Сертификационният одит протича на два етапа. На първия етап екип от одитори проверява наличните документи, уверява се, че разбирате стандарта и неговите изисквания, проверява обхвата, разговаря със служителите и ръководството, оценява ефективността. В края на етапа одиторите ще обсъдят и обобщят всички констатации в доклад. Възможно е да има елементи от вашата система, които се нуждаят от допълнителна работа – т.нар. несъответствия. Те са нормална част от процеса и не трябва да ви притесняват, но трябва да бъдат отстранени преди да започне етап 2. На втория етап одиторите проверяват дали сте отстранили евентуалните несъответствия, проверяват дали вашата система за управление отговаря на съответните законови изисквания, оценяват цялостната ефективност на СУ, ще се уверят, че са извършени вътрешни одити и прегледи на ръководството и правят препоръка за сертифициране съгласно стандарта. Сертификатът е валиден за период от 3 години с в рамките на това време органът провежда ежегодни надзорни одити, за да потвърди, че системата за управление остава в съответствие със стандарта.
Вероятно не сме отговорили на всички. А и колкото повече научавате, толкова повече въпроси се появяват. Не се колебайте да се свържете с нас. Ще се радваме да сме полезни.