Бизнесът има свои особености и само ежедневните усилия на всички служители ще допринесе за неговото развитие и утвърждаване. Това не може да стане обаче, ако не съществува система за управление на качеството, на персонала, на въздействието върху околната среда, на енергийната ефективност и т.н. Независимо дали системата за управление е сертифицирана по ISO стандарт или не, има неща, които със сигурност трябва да се избягват, за да бъде тя ефективна.
- Ръководството/Мениджмънтът на организацията не се ангажира със система за управление на качеството (СУК) – ако висшето ръководство не участва в управление на качеството – не отделя ресурси да планира, контролира и подобрява продуктите, услугите и процесите, то СУ не може да е устойчива във времето.
- Липсва добре подготвен персонал на ключови позиции – това са хора, които участват във вземането на решения. Добре е организацията да обучава всички свои служители, а особено важно е това за персонала на ключови позиции. Качественото обучение ще доведе до по-дълбоко разбиране за ролята на съответния човек в структурата на фирмата, за необходимостта от въвеждане и прилагане на СУ и за изискванията на стандарта.
- Липса на обучение за целия персонал – служителите трябва да познават дейностите и процесите в направлението/отдела/цеха на фирмата, в която работят. Те трябва да получават редовно и адекватно обучение не само по строго професионални теми, но и по въпроси, свързани с управление на качеството.
- Има система за управление на качеството, но е прекалено сложна – ако вашата организация работи единствено, за да поддържа СУК, може би някои процедури не добавят, а отнемат качество. Една система може да е проста, но практична за бизнеса, който управлява. Тя трябва да постига резултати, а ако те са незадоволителни – да бъде непрекъснато подобрявана и то не само по документи преди одит.
- Коригиращите действия не се прилагат правилно – някои от проблемите, пред които се изправя организацията, се повтарят и могат да бъдат избягвани с добро планиране. Като се прилага правилно процеса на коригиращите действия, може да се намали и да се елиминира вероятността за повтаряне на грешки.
- Неразбиране на това какво клиентите очакват да получат от организацията – една от целите на вашата система на управления на качеството е да води до удовлетвореност на клиентите. Отделете време да изслушате клиента и да разберете неговите нужди и очаквания към продукта или услугата, която получава. Така ще ви стане ясно „какво работи“ и какво – не, за да задържите и увеличите клиентите си.
- Съсредоточаване върху внедряването и сертифицирането на СУ – изграждането на стабилна действаща система за управление изисква време и работа. Отделете нужното време за планиране, проверка и прилагане на елементите от СУ, не само на хартия, но в действие в ежедневната работа.
- Липсват обучени и опитни вътрешни одитори – собствените вътрешни одитори биха се фокусирали върху въпроси, които ще помогнат на организацията да работи по-добре. Като минимум, трябва да осигурите подготвени вътрешни одитори по ISO 9001.
- Ако една система на управления на качеството е добра за някоя организация, тя ще работи добре и в при нас – фирмите, макар и работещи в една област и фокусирани върху една целева група клиенти, са напълно различни една от друга. Различни са персоналът, активите, доставчиците, обстоятелствата. Правилното определянето на контекста на организацията е в основата на изграждането или (при нужда) на пригаждането на СУ за специфичните особености и цели.
- Това не е мое задължение, на колегата е – системата за управление на качеството няма да работи, ако служителите не вземат присърце нейното прилагане, независимо от позицията, която заемат. Качеството е отговорност на цялата организация.