ПРОЦЕС ПО СЕРТИФИКАЦИЯ

Дейности по сертификация и одит

Органът за сертификация на системи за управление (ОССУ) при СМАРТ СЕРТИФИКЕЙШЪН ЕООД извършва дейности по сертификация и одит на:

системи за управление на качеството съгласно изискванията на БДС EN ISO 9001:2015 (ISO 9001:2015, вкл. A1:2024) – до изтичане на преходния период съгласно Global ACI-TECH-3-TR 2029-09-30, и БДС EN ISO 9001:2026 (ISO 9001:2026) – след решението на ИА БСА за прехода на акредитацията на ОССУ;
системи за управление по околна среда съгласно изискванията на БДС EN ISO 14001:2015 (ISO 14001:2015, вкл. A1:2024) – до изтичане на преходния период съгласно Global ACI-TECH-3-TR 2029-04-30, и БДС EN ISO 14001:2026 (ISO 14001:2026) – след решението на ИА БСА за прехода на акредитацията на ОССУ;
системи за управление на здравето и безопасността при работа съгласно изискванията на БДС EN ISO 45001:2023 (ISO 45001:2018) + A1:2024;
системи за управление на сигурността на информацията съгласно изискванията на БДС EN ISO/IEC 27001:2023 (ISO/IEC 27001:2022) + A1:2024 и БДС EN ISO/IEC 27006-1:2024.

Одитите за сертификация на системи за управление, които извършва ОССУ, са одити от трета независима страна. Те се извършват от ОССУ в съответствие с изискванията на БДС EN ISO/IEC 17021-1:2015 и документи на международни и национални компетентни организации Global Accreditation Cooperation Incorporated (Global ACI) – обединение на IAF и ILAC, European co-operation for Accreditation (EA), ИА Българска служба за акредитация (ИА БСА)), приложими за процеса по сертификация. Процесът и дейностите по сертификация на системи за управление и поддържането на предоставена от ОССУ сертификация са определени в прилаганите схеми за сертификация съгласно изискванията на международни стандарти. Към момента дейностите по сертификация се извършват и предоставят на територията на Република България.

Информация за ОССУ, неговата дейност и процеса по сертификация можете да получите:

от интернет страница на дружеството на адрес: https://smart-certification.com/;
чрез отговор на запитване до ОССУ при СМАРТ СЕРТИФИКЕЙШЪН ЕООД на адрес: бул. Александър Малинов №91, офис 503, гр. София 1715 или e-mail: office@smart-certification.com;
на телефон +359 2 408 5565.

Органът за сертификация на системи за управление обработва всяка информация за клиента и неговата дейност в условия на конфиденциалност и я използва единствено за целите и дейностите по сертификация, без да я предава на трети лица. Изключение от това правило се допуска при искане от компетентен орган (съдебен/регулаторен, Националния орган по акредитация – Изпълнителна агенция „Българска служба за акредитация“). Не се счита за предаване на информация на трети лица публикуването на данните за предоставената сертификация (наименование и ЕИК на клиента, адреси на сертифицираните площадки, номер на сертификата, стандарт, обхват, дати на издаване и изтичане, статус) в международната база данни IAF CertSearch.

Как се кандидатства за сертификация?

Ако желаете да сертифицирате своята внедрена и функционираща система за управление, е необходимо да отправите запитване и/или да подадете Заявка за сертификация. Заявката е достъпна за изтегляне тук. Запитвания/заявки за сертификация се приемат всеки работен ден от 09:00 до 17:00 часа на място в офиса на ОССУ или по поща/имейл. ОССУ изисква заявката да е подписана от ръководството на организацията или изрично определено от него лице.

Процесът по сертификация и поддържане на сертификацията се осъществява съгласно сключен договор.

Ако имате въпроси, не се колебайте да се свържете с ОССУ на посочените по-горе координати. На всяко запитване/въпрос ОССУ ще отговори своевременно, а при необходимост ще се свърже с цел да се уточнят параметрите на запитването/заявката.

Ако срещнете затруднения при попълване на заявката, свържете се с наш служител на телефон +359 2 408 5565/ e-mail: office@smart-certification.com.

В кои случаи се подава заявка за сертификация?

Заявка за сертификация се подава при кандидатстване за:

първоначална сертификация;
подновяване на сертификация (ре-сертификация);
разширяване на обхвата на предоставена сертификация;
прехвърляне (трансфер) на акредитирана сертификация.

В какъв срок ОССУ ще извърши преглед на заявката за сертификация?

Органът за сертификация на системи за управление извършва преглед на всяка постъпила заявка за сертификация по отношение на пълнота на информацията, възможността за изпълнението ѝ и отстраняване на потенциални различия преди започване на дейностите в 5-дневен срок от получаването ѝ.

Ако Вашата заявка съдържа необходимата информация се предприемат действия за сключване на договор (офериране, договаряне).

Ако се установи непълнота/ неточност на информацията в Заявката за сертификация, ОССУ ще изиска необходимата информация и ще Ви информира относно срока за предоставянето ѝ.

В кои случаи ОССУ отказва да извърши сертификация/ подновяване на сертификация/ разширяване на обхвата на сертификация?

ОССУ ще откаже да извърши дейности по сертификация/ разширяване на обхвата на сертификация/ подновяване на сертификацията в един от следните случаи или комбинация от тях:

Временна невъзможност на ОССУ за извършване на процеса по сертификация, включително по отношение на конкретна техническа област/ регламентираните срокове;
Отказ за представяне на допълнителна информация, изискана от ОССУ (в определения срок), считано от датата на уведомяване на кандидата;
Други основателни причини (напр. системата за управление е сертифицирана от друг акредитиран орган за сертификация без да е заявено желание за трансфер на сертификацията; повтарящи се съществени/ значителни/ критични несъответствия; участие на заявителя в незаконни дейности; и др.).

Преди изтичането на валидността на сертификацията трябва да подадете заявка за подновяването ѝ.

На какво основание се извършва процесът по сертификация?

Процесът по сертификация стартира с двустранно подписан договор за сертификация при установена възможност за изпълнение на процеса по сертификация/ разширяване на обхвата на сертификация/ подновяване на сертификация/ трансфер на сертификация.

Информацията за дължимите такси относно процеса по сертификация ще получите от офертата, която обхваща един пълен цикъл на сертификация, а именно 3 (три) години. ОССУ изисква да потвърдите офертата (устно, писмено). Потвърдена оферта е основата за изготвяне на юридически обвързващ договор. Договорът се сключва съгласно разпоредбите на Закона за задълженията и договорите, Търговския закон и изискванията на БДС EN ISO/IEC 17021-1:2015.

Кои са видовете одити и основните етапи на процеса по сертификация?

Одитите, които извършва ОССУ са:

Първоначален сертификационен одит на два етапа (Етап 1 и Етап 2);
Надзорен одит;
Одит за подновяване на сертификацията (ре-сертификация);
Одит за прехвърляне (трансфер) на акредитирана сертификация;
Специални одити – одити за разширяване на областта на приложение на сертификацията, непредвидени одити (по постъпили жалби, при значителни промени в условията, при които е предоставена сертификацията, одити за възстановяване на временно прекратена/ ограничена сертификация).
Одит за преход – при издаване на ревизирана версия на стандарт; може да бъде проведен съвместно с надзорен одит, одит за подновяване на сертификацията или като специален одит.

ОССУ писмено ще Ви информира за предстоящия одит и състава на екипа за одит, като Ви изпрати план за одита.

Екипът за одит се подбира от ОССУ така, че най-малко да: осигурява необходимата компетентност; е безпристрастен и независим спрямо Вашата организация и Вашата система за управление.

Вие имате право на възражение срещу:

Предложения от ОССУ период (дата/-и) за извършване на одита;
Участието на одитор/експерт в одита.

В случай на възражение (напр. срещу член на екипа за одит), ОССУ изисква да предоставите писмено своите аргументи. Възражението може да е свързано с наличие на конфликт/ съмнение за конфликт на интереси, съмнение относно притежаваната компетентност и т.н. В този случай се повтарят дейностите по подбор и съгласуване на период/ екип за одит.

На колко етапа се извършва първоначалният сертификационен одит/ одитът за подновяване на сертификация?

Първоначалният сертификационен одит се извършва на два етапа – Етап 1 и Етап 2. При одит за подновяване на сертификацията Етап 1 се извършва само при съществени промени (вж. „Как се подновява сертификацията?“).

По време на Етап 1 на одита екипът на ОССУ ще извърши:

Преглед (одит) на документираната информация за системата за управление на заявителя за съответствие с приложимите критерии за сертификация (международен/-и стандарт/-и);
Преценка на готовността за извършване на Етап 2 на одита (конкретните условия, обмен на информация с ключовия персонал на възложителя (клиента) и т.н.);
Преглед на състоянието на организацията и разбирането на изискванията на стандарта/-ите по отношение на процесите, аспектите, целите, рисковете и други фактори със съществено значение за функциониране на системата за управление;
Преглед и събиране на необходимата информация за обхвата на системата за управление (по отношение на местоположенията на организацията на клиента; основните процеси/ дейности; използването на оборудване и средства за измерване; внедрените нива на контрол; задълженията, произтичащи от разпоредбите на действащото законодателство и нормативната уредба/ регулациите, свързани с дейностите/ процесите);
Преценяване на разбирането относно важността и идентификацията на: значимите процеси/ аспекти/ цели и резултатност, функционирането на системата за управление в съответствие с приложимите изисквания;
Преценка относно необходимите ресурси за ефективно и ефикасно извършване на Етап 2 на одита;
Съгласуване на подробностите за извършване на Етап 2;
Преценка за готовността Ви за извършване на Етап 2 на одита (на база информацията за планирането, провеждането и документирането на вътрешните одити и прегледа от ръководството и т.н.).

Как се извършват Етап 1 и Етап 2 на одита?

Етап 1 на одита се извършва на място при клиента. Изключения от това правило се допускат при едновременно провеждане на двата етапа на одита или провеждане на Етап 1 в офиса на ОССУ по предоставена документация от клиента при изрично заявено негово желание и следните условия:

ОССУ е установил, че разбирате и осъзнавате последствията при възникване на обстоятелства, които могат да доведат до прекъсване на одита;
ОССУ разполага с информация за резултатността на Вашата система (напр. от предишни одити/ предоставена вече сертификация);
Малък брой ефективно зает персонал (до 8 работещи);
Структурата на организацията и процесите на системата за управление не са сложни.

Одитът на Етап 1 може да бъде проведен без одит на място само ако условията, описани в т. 3 и т. 4 са налице едновременно. В такъв случай трябва да предоставите за преглед в ОССУ най-малко: документацията на системата за управление (документи), доказателства за резултатите от вътрешен одит и преглед от ръководството, документи, потвърждаващи данните, вписани в заявката за сертификация с цел постигане на целите на Етап 1 на одита и определяне степента на готовността за провеждане на Етап 2. Резултатите от одита Ви се представят по време на заключителната среща на одита, документирани в доклад от одит и чрез изпращане на приложение към доклада. Приложението може да бъде изпратено/ предадено след одита (до 5 (пет) работни дни при извършване на Етап 1 на сертификационен одит и до 10 (десет) работни дни във всички останали случаи – Етап 2 на сертификационен одит, надзорен одит, одит за подновяване на сертификация и др.).

Водещият одитор документира резултатите от одита и прави заключение относно готовността за провеждане на Етап 2 на одита в доклада. Всички констатации, свързани с несъответствия/ потенциални несъответствия на системата за управление се набелязват за одит (проверка) на Етап 2 на одита.

Ако се установят съществени и/или многобройни проблеми, които могат да възпрепятстват провеждането на Етап 2 на одита, ОССУ предприема следното:

Повтаряне на Етап 1 на одита или част от него;
Преразглеждане на необходимите ресурси и подготовката за Етап 2 на одита;
Отлагане на Етап 2 на одита или предприемане на действия за прекратяване на процеса по сертификация.

До провеждане на Етап 2 трябва да предприемете действия по отстраняване на констатираните проблеми (ако е приложимо). Ако те не бъдат отстранени, ще бъдат докладвани като несъответствия по време на Етап 2.

Етап 2 на одита се провежда до 1 (един) месец след Етап 1.

Етап 2 на сертификационния одит се извършва на място при клиента. По време на този одит екипът събира доказателства за степента на внедряване и ефикасност на системата за управление на клиента.

Части от одитите могат да бъдат извършени дистанционно чрез информационни и комуникационни технологии (ИКТ), включително на виртуални площадки, когато използването им е съгласувано с Вас предварително и са осигурени сигурността и поверителността на информацията. При преглед на заявката ОССУ проверява дали разполагате с необходимата ИКТ инфраструктура. Ако не е постигнато съгласие за използване на ИКТ, се прилагат други методи за одит. В плана за одит се посочва как и в каква степен ще се използват ИКТ, а в доклада – степента на използването им и ефективността им за постигане на целите на одита. Виртуална площадка не се допуска, когато се извършват физически процеси. Времето за дистанционен одит се включва в общото време за одит (Global ACI-TECH-3-003).

По време на Етап 2 на одита трябва да:

Предоставите достъп на екипа за одит до: документираната информация на Вашата система за управление (документи и записи); до местоположенията (площадките), обхванати от системата за управление;
Осигурите възможност за наблюдение на Вашите процеси;
Осигурите присъствие на Вашето ръководство/ негови представители на срещите за откриване, закриване на одита и при възникване на необходимост (напр. при одит на процесите, свързани с контекста/ лидерството/ политиките и целите и т.н.);
Осигурите необходимите условия и ресурси за провеждане на одита;
Определите лицата за контакт и придружителите по време на одита.

Одитите на място започват и приключват със срещи, на които водещият одитор ще:

Информира за целите и критериите на одита;
Представи екипа за одит и Ви информира за възложените им задачи;
Информира за: методите за одит; класификацията на констатациите и последващите действия и срокове;
Запознае и потвърди поетите ангажименти относно опазването на професионалната тайна, независимостта и безпристрастността;
Запознае с реда за уреждане на жалби и възражения и др.

В случай на констатирани несъответствия, те ще Ви бъдат съобщени по време на установяването им и ще бъдат докладвани по време на срещата за закриване на одита. Класификацията на несъответствията е отговорност на водещия одитор. За резултатите от прегледа на предложените план/коригиращите действия ОССУ ще Ви уведоми писмено.

Клиентът трябва да докаже ефикасността на извършените коригиращи действия по констатираните значителни (съществени) несъответствия най-късно до 6 (шест) месеца от заключителната среща на одита. След този срок ефикасността на коригиращите действия се проверява чрез повтаряне на дейностите на Етап 2 на одита, преди преминаване на следващ етап на процеса по сертификация. При отказ или невъзможност на заявителя да предприеме действия за отстраняване на констатираните несъответствия, процесът по сертификация се прекратява.

Какви документи ще получите при установено съответствие и взето решение за предоставяне на сертификация?

При установено съответствие на Вашата система за управление ще Ви бъдат издадени документи, които удостоверяват това съответствие – сертификат и приложения към него (когато е приложимо).

Документите за сертификация се издават на хартиен носител и се предават на място в офиса на ОССУ или се изпращат по поща/куриер (с обратна разписка).

Валидността на издадените от ОССУ сертификати може да бъде проверена чрез запитване до ОССУ и в базата данни IAF CertSearch. ОССУ прилага мерки за защита на сертификатите срещу подправяне. Ако установите или подозирате използване на подправен сертификат или неправомерно позоваване на сертификация от ОССУ, моля, уведомете ОССУ – ОССУ проверява всеки сигнал и при необходимост уведомява ИА БСА и компетентните органи (Global ACI-TECH-3-015).

Как се обменя информация с ОССУ и какви са задълженията на ОССУ и сертифицирания клиент?

Органът за сертификация на системи за управление при „СМАРТ СЕРТИФИКЕЙШЪН“ ЕООД предоставя достъп до информация за процеса на сертификация и изискванията за сертификация чрез своята интернет страница на ОССУ (раздел „Новини“) или чрез изрично писмо. Такава информация е, без да се ограничава до:

Описанието на процеса по сертификация;
Критериите (стандарта/-ите) в обхвата на дейностите по сертификация;
Изисквания на действащото законодателство и/или нормативната уредба;
Механизма за ценообразуване (такси за услугите по сертификация);
Изискванията за употреба на сертификационния знак/ знаци;
Информация, свързана със задълженията и правомощията, произтичащи от договора за сертификация, включително по отношение на обмена на информация;
Описанието/ процеса за разглеждане на постъпили жалби и възражения.

Органът ще Ви информира при настъпване на съществени изменения в изискванията за сертификация, включително за последващите действия и сроковете (когато е приложимо); подхода за проверка на съответствието спрямо новите/изменените изисквания и друга подходяща/ свързана информация. Проверката на последващи действия от страна на сертифицираните клиенти се извършва по предварително обявения от ОССУ начин и срок.

Клиентите, чиито системи за управление са сертифицирани имат задължения, произтичащи от договора за сертификация:

Да поддържат постоянно съответствието на своята сертифицирана система за управление през целия период на валидност на сертификацията;
Да използват сертификата / предоставения сертификационен знак/-ци съгласно изискванията на ОССУ (Правила за позоваване на сертификация и използване на сертификационния знак на ОССУ заедно и по отделно с акредитационни знаци (линк)), без да подвеждат потребителите на своите процеси/продукти/услуги и обществеността;
Да не дискредитират ОССУ по какъвто и да е начин;
Да познават и спазват изискванията за сертификация;
Да осигуряват достъп на екипите за одит до площадките и до информация, необходима за извършване на одит и сертификация;
Да информират за потенциалните рискове, свързани с изпълнение на плана за одит (напр. за специфични условия за достъп, необходимост от използване на ЛПС и др.);
Да подпомагат активно екипа за одит за изпълнение на плана за одит;
Да заплащат дължимите такси за дейностите по сертификация;
Да информират незабавно ОССУ при настъпване на промени в:
- Правния, търговския или организационен статут или собствеността на клиента;
- Адреса на управлението/ за връзка и/или сертифицираните площадки;
- Организацията и управлението, включително по отношение на ключов персонал – ръководители, лица с отговорности за вземане на решения, технически персонал и други;
- Обхвата на дейностите, включени в сертифицираната система за управление;
- Съществени промени в системата за управление и нейните процеси.

Как ОССУ поддържа предоставената сертификация в 3-годишния цикъл?

Органът за сертификация на системи за управление планира и извършва надзорни дейности в рамките на 3-годишния период на валидност на предоставена сертификация, а именно:

Извършва надзорни одити най-малко веднъж в календарната година;
Изисква информация, свързана с аспектите на предоставената сертификация, включително документирана информация;
Проверява информация, свързана с твърдения по отношение на предоставената сертификация (напр. публикации в интернет, рекламни материали, брошури и т.н.);
Прилага подходящи механизми за наблюдение на изпълнението на задълженията по отношение на предоставената сертификация.

За един цикъл на сертификация се одитират всички изисквания на приложимия стандарт/-и.

Първият надзорен одит се извършва не по-късно от 12 месеца от датата на решението за сертификация, а следващите надзорни одити – до 12 месеца след предходния одит, но най-малко веднъж в календарната година. Допуска се надзорният одит да бъде извършен по-рано спрямо планираната начална дата на одита – до 2 (два) месеца.

В случай че извършването на надзорния одит бъде възпрепятствано без основателни причини, се предприемат действия за временно прекратяване на сертификацията за срок до 6 (шест) месеца. В рамките на 6-месечния срок трябва да заявите писмено своята готовност за възстановяване на сертификацията.

Как се подновява сертификацията?

Процесът по подновяването на сертификацията е аналогичен на този при първоначална сертификация. Одитът за подновяване на сертификация трябва да бъде извършен преди крайната дата на валидност на сертификацията. Етап 1 на одит за подновяване на сертификацията ОССУ извършва на място при клиента при съществени изменения в:

Системата за управление на сертифицираната организация;
Организацията на клиента или в обстоятелствата, в които системата за управление действа (напр. промени в задълженията, произтичащи от действащото законодателство, изискванията на стандарта/-ите, дейността и т.н.)

При установяване на продължаващо съответствие на системата за управление се издават документи (сертификат/-и и приложения към тях, когато е приложимо), удостоверяващи подновяването на сертификацията.

Какъв е редът за разширяване на обхвата на сертификацията?

Обхватът на предоставена сертификация може да бъде разширен на база подадена заявка за разширяване на обхвата на сертификация. Одитът за разширяване на обхвата на сертификация може да бъде извършен по всяко време през цикъла на валидна сертификация, включително по време на надзорен одит, ре-сертификационен одит.

Изпълнението и документирането на одита за разширяване на обхвата на сертификация са аналогични на тези за първоначална сертификация/ подновяване на сертификацията. При планиране на дейностите за разширяване на обхвата се вземат предвид всички изисквания, свързани с желаното разширяване. При успешно финализиране на одита и последващите го дейности за разширяване на обхвата, срокът на валидност на действащия сертификат остава непроменен. Сертификатът се преиздава, като се актуализира информацията за датата на издаване, обхвата на сертификация и друго подходящо.

В кои случаи ОССУ извършва непредвидени одити?

ОССУ извършва непредвидени одити в следните случаи:

Постъпване в ОССУ на информация, която е класифицирана като жалба срещу клиента по отношение на ефикасността на сертифицирана система за управление на клиента или нарушаване на изискванията на ОССУ за позоваване на сертификация/ употреба на знака за сертификация/ акредитация;
Постъпване в ОССУ на информация, свързана със съществени изменения в структурата, процесите на сертифицираната организация или изискванията на конкретната схема/стандарт;
При необходимост от предприемане на последващи действия, свързани с временно прекратена сертификация;
При постъпила информация за извънредно събитие или обстоятелство, което би повлияло върху способността на клиента да извършва дейностите в обхвата на предоставената сертификация и/или да поддържа съответствието на своята система за управление спрямо приложимите изисквания. (IAF ID 3:2011, BAS QI 22)
При одит за преход към ревизирана версия на стандарт, когато той не се провежда съвместно с планиран одит;
При постъпила информация за измамно поведение, предоставяне на невярна информация или използване на подправени сертификати.

В ОССУ се извършва подбор и определяне на екип за одит, който да гарантира, че е осигурена необходимата компетентност, независимост и обективност при извършването на непредвидените одити. Клиентът няма права, свързани с предявяване на възражения срещу членовете на екипа за одит.

Какви са Вашите задължения при временно прекратяване, ограничаване и отнемане на сертификацията?

В случай на временно прекратяване/ ограничаване/ отнемане на сертификацията трябва да:

Преустановите употребата на невалидните документи за сертификация – сертификат/-и и приложения към тях. Те трябва да бъдат върнати на ОССУ;
Преустановите позоваването на сертификацията по отношение на ограничената/ прекратената/ отнетата сертификация.

Срещу всяко неблагоприятно решение на ОССУ в хода на процеса по сертификация можете да възразите писмено, като посочите своите аргументи в подкрепа на Вашето твърдение по реда на П 9.7 „Процес на разрешаване на възражения и жалби“.

В кои случаи ОССУ предприема действия за временно прекратяване на сертификацията?

ОССУ взема решение за временно прекратяване на сертификацията за срок до 6 (шест) месеца, когато:

Сертифицираната система за управление постоянно или сериозно не осигурява съответствието спрямо критериите и изискванията за сертификация (напр. установяване на повтарящи се значителни (съществени/ критични) несъответствия и др.);
Има неправилно/ заблуждаващо позоваване на предоставена сертификация (нарушаване на изискванията на ОССУ за употреба на документите и знаците, доказващи сертификацията/ позоваване на статуса на сертификация и т.н.);
Се възпрепятства извършването на планираните одити (надзорни, за подновяване на сертификацията);
Има финансови задължения, свързани със сертификацията;
Клиентът писмено е заявил своето желание за временно прекратяване на сертификацията.

Възстановяването на сертификацията се извършва след писмено заявена готовност от клиента в срока на временното прекратяване, но не по-късно от 6 (шест) месеца, считано от датата на решението за временно прекратяване.

Сертификацията се възстановява при отстраняване на причината, довела до временното прекратяване. Ако не бъдат отстранени причините за временното прекратяване на сертификацията се предприемат последващи действия за отнемане или ограничаване на обхвата на сертификация спрямо конкретната ситуация.

В кои случаи ОССУ ограничава обхвата на сертификация?

ОССУ предприема действия за ограничаване на обхвата на сертификация, като изключва областите/процесите, които не са в съответствие с приложимите изисквания (напр. при повтарящи се или сериозни нарушения на изискванията за конкретната схема/ стандарт) по предложение на екипа за одит/ водещ одитор/ друго оторизирано лице с подходяща компетентност и мотивирано решение на упълномощен собствен персонал на ОССУ.

При ограничаване на обхвата на сертификация се спазват изискванията на конкретния стандарт, по който е сертифицирана системата.

При взето решение за ограничаване на обхвата на сертификация ОССУ преиздава документите за сертификация (сертификат/-и и приложения към тях, когато е приложимо).

В кои случаи ОССУ предприема действия за отнемане на сертификацията?

ОССУ предприема действия за отнемане на сертификацията в следните случаи:

Преустановяване на дейността на клиента;
Предоставената сертификация е невалидна и клиентът не е заявил желание за подновяването ѝ;
Има незакрити несъответствия при одит за възстановяване на временно прекратена сертификация;
Клиентът не е заявил своята готовност за възстановяване на временно прекратена сертификация до 6 (шест) месеца след решението за временно спиране;
Системата за управление не осигурява изпълнението на нови/ променени изисквания за сертификация;
Установяване на повтарящи се несъответствия или предприемане на неадекватни коригиращи действия по значителни несъответствия спрямо изискванията за сертификация;
Писмено волеизявление на клиента;
Неправилно и/или заблуждаващо позоваване на сертификацията;
Неизпълнение на финансови задължения за предоставени услуги по сертификация;
Неосъществен преход към ревизирана версия на стандарта до края на преходния период;
Установено измамно поведение, предоставяне на невярна информация или използване на подправени сертификати.

Решението за отнемане на предоставена сертификация е отговорност и правомощие на ОССУ.

Решението за отнемане на сертификация ще Ви бъде съобщено писмено в срок до 7 (седем) дни от датата на вземането му. Имате право да възразите срещу такова решение по реда на П 9.7 „Процес на разрешаване на възражения и жалби“.

Прехвърляне (трансфер) на акредитирана сертификация

ОССУ предприема действия за прехвърляне (трансфер) на сертификация от друг акредитиран орган за сертификация само когато има достъп до документирана информация, която му осигурява възможност за вземане на решение за прехвърлянето (доклади от одит, констатации от одит и т.н.). Прехвърлянето се извършва съгласно Global ACI-TECH-3-002 (IAF MD 2).

Прехвърлянето на сертификация се извършва, когато сертификацията е валидна (има валиден сертификат, издаден от друг орган за сертификация). Органът, издал сертификата, трябва да има валидна акредитация (предоставена от Национален орган по акредитация (НОА), страна по ЕА MLA/ споразумение на Global ACI за област „Сертификация на системи за управление“).

Временно прекратена сертификация или сертификация, която е в процес по прекратяване, не се прехвърля.

Трансферът на сертификацията се извършва чрез преглед на документи и, когато прегледът установи необходимост (напр. незакрити съществени несъответствия), посещение на място при клиента от екип за одит/ водещ одитор, който притежава подходяща компетентност в областта на предоставената сертификация.

Прегледът на документирана информация се извършва задължително преди прехвърлянето на сертификацията.

Прегледът на предприетите действия по констатирани съществени (значителни) несъответствия от предходен одит се извършва съвместно с органа за сертификация, издал сертификата. В случай че е практически невъзможно такова сътрудничество, ОССУ документира причините.

Констатациите от прегледа и посещението се документират в доклад (Ф 9.6-1 „Доклад за трансфер на сертификация“) и включват проверка най-малко на:

Доказателства, които потвърждават, че:
– сертификатът е издаден от орган за сертификация, акредитиран за съответната област от орган по акредитация, страна по EA MLA/ споразумението на Global ACI;
– сертифицираният обхват е в обхвата на акредитация на ОССУ;
Основанията/ причините за прехвърлянето;
Доказателства, че местоположенията и обхвата на сертификация са коректни и са с валиден статус;
Потвърждаване, че сертификатът е валиден и са предприети адекватни действия за отстраняване на всички несъответствия, констатирани по време на предходен одит. Подходящо е тези дейности да се извършат в сътрудничество с органа, който го е издал;
Документирана информация за представянето и резултатността на системата за управление за цикъла на сертификация – докладите от одит, несъответствия и последващите ги действия и др. документи и записи от сертификационния процес. Когато докладите от одит не са налични или последният одит не е завършен, кандидат за прехвърляне на сертификация се приканва да подаде Заявка за сертификация;
Документирана информация за предявени сигнали и жалби и последващите действия;
Документирана информация, свързана със законовите/ регулаторните задължения на кандидата за трансфер и спазването им.
Статусът на всички незакрити съществени (значителни, критични) несъответствия от предходен одит се изяснява преди прехвърлянето с органа за сертификация, издал сертификата. Такива несъответствия задължително се проверяват/ проследяват по време на одита при клиента.
Когато няма съществени (значителни, критични) незакрити несъответствия от предходен одит и не са констатирани такива при извършване на прегледа за трансфер, се предприемат действия по вземане на решение за сертификация. При положително решение се издава сертификат/-и.
При планиране на последващите одити (надзорен, ре-сертификационен) се взема предвид съществуващата програма за одит с изключение на случаите, когато е извършен първоначален или ре-сертификационен одит.
Когато след етапа на предварителния преглед за трансфер на сертификация, ОССУ има съмнение по отношение на коректността и адекватността на обхвата на сертификация, се предприемат последващи действия. Действията се определят от степента и естеството на съмнението и могат да бъдат: извършване на първоначална сертификация; извършване на посещение на място, чийто обхват включва и акцентира върху идентифицираните проблемни области/дейности/ процеси и др.

Как ще се извърши преходът към нова версия на стандарт?

При издаване на ревизирана версия на стандарт, по който сте сертифицирани, преходът на сертифицираните клиенти се извършва съгласно задължителните документи на Global ACI и изискванията на ИА БСА:

ОССУ издава сертификати по ревизираните версии след решението на ИА БСА за прехода на своята акредитация;
преходът на Вашата сертификация се извършва чрез одит за преход – съвместно с надзорен одит, одит за подновяване на сертификацията или като специален одит. Одитът обхваща най-малко променените изисквания на стандарта, промените в контекста на Вашата организация и необходимостта от други промени в системата Ви за управление и може да бъде проведен дистанционно чрез ИКТ;
ОССУ преценява дали е необходимо допълнително време за одита за преход, като отчита степента на промяна в системата Ви за управление и дали одитът е съвместен с планиран одит или е специален одит;
след датата, определена от Global ACI за съответния стандарт, първоначална сертификация се извършва само по ревизираната версия;
сертификатите по предходната версия престават да бъдат валидни в края на преходния период;
ако решите да не осъществите прехода, одитите могат да продължат по предишната версия, но сертификацията Ви ще изтече в края на преходния период; ОССУ може да съкрати срока на валидност на сертификата.

ОССУ ще Ви информира писмено и чрез своята интернет страница за сроковете и необходимите действия през целия период на прехода.

Изменения след предоставяне на сертификация

Изменения в предоставена сертификация могат да настъпят в резултат на изменения на стандарт/-и и/или съществени промени в организацията и сертифицираната система на клиента. При промяна в приложимите изисквания към системите за управление ОССУ ще публикува информация за промените и последващите действия на своята интернет страница или ще изпрати писмо.

Когато промените са свързани с искане/ волеизявление на сертифицирана организация (напр. в случай на желание за ограничаване, временно прекратяване, отказ от предоставената сертификация и т.н.), ОССУ изисква искането да постъпи писмено, документите за сертификация (сертификат и приложения към него, когато е приложимо) да бъдат върнати на ОССУ. При прекратяване, ограничаване, временно прекратяване и отнемане на сертификацията клиентът се задължава да преустанови употребата на предоставените сертификационни знаци и позоваването на сертификация.

При желание за разширяване на обхвата на предоставената сертификация клиентът трябва да подаде заявка за сертификация.

Какви са правилата на ОССУ за позоваване на предоставена сертификация и употребата на предоставените сертификационни знаци? С правилата на ОССУ за употреба на предоставените сертификационни знаци и за правилното позоваване на сертификация можете да се запознаете тук .

В кои случаи ОССУ има задължения за информиране?

Чрез своята интернет страница ОССУ предоставя достъп до следната информация: политики на ОССУ; обхват на дейността (прилаганите схеми за сертификация на системи за управление); описание на основните етапи на процесите по предоставяне, отказване, поддържане, подновяване, временно прекратяване и възстановяване, отнемане, разширяване или ограничаване на обхвата на сертификация; трансфер на акредитирана сертификация, изискванията на ОССУ за позоваване на предоставена сертификация и употребата на предоставените сертификационни знаци; процеси за обработка на: постъпили искания за информация, жалби и възражения и т.н.; информация относно нови/ изменени изисквания за сертификация, включително последващите действия; друга подходяща информация.

ОССУ ще Ви информира за всички съществени промени в изискванията за сертификация чрез своята интернет страница и/или чрез писмо. Проверката на съответствието спрямо новите/ изменените изисквания се извършва от ОССУ съгласно предварително обявени срокове. Срокът за привеждане в съответствие спрямо нови/изменени изисквания за сертификация може да бъде удължен по писмено заявено искане от сертифицирана организация в рамките на сроковете, определени от Global ACI и ИА БСА.

Информация относно предоставена сертификация/ клиент, включително по отношение на валидността на сертификат/-и и конкретните географски райони, в които ОССУ извършва своята дейност можете да получите в отговор на писмено постъпило искане, както и чрез базата данни IAF CertSearch. Данните за кореспонденция с ОССУ са: Орган за сертификация на системи за управление при СМАРТ СЕРТИФИКЕЙШЪН ЕООД, бул. Александър Малинов №91, офис 503, гр. София 1715; e-mail: office@smart-certification.com.

При какви промени трябва да информирате ОССУ?

Клиентите със сертифицирани системи трябва писмено да информират ОССУ при настъпване на промени, които могат да повлияят на способността на системата за управление да постигне желаната резултатност и да се поддържа в съответствие с приложимите изисквания. Такива промени могат да бъдат свързани с:

Правния, търговския или организационен статут или собственика на организацията;
Адреса на управлението и/или сертифицираните площадки;
Организацията и управлението на процесите/ дейностите (напр. ключов управленски персонал, персонал, отговорен за вземане на решения, технически персонал и други), включени в обхвата на системата за управление;
Съществени промени в системата за управление и т.н.

ОССУ изисква сертифицираните клиенти да оценят влиянието на настъпилите промени върху способността на системата за управление да отговаря на приложимите изисквания и да постига желаната резултатност.

Органът извършва преглед на постъпилата информация и определя последващи действия, когато е приложимо. Действията се определят, като се вземе предвид естеството и влиянието на настъпилите промени. Те могат да бъдат включени в обхвата на следващия планиран одит или непредвиден одит.

Утвърдил: Нели Димова, Ръководител ОССУ

Дата 15.10.2026 г.

_________________________________________________________________________________